This post is also available in: English 简体中文 (Chinese (Simplified))

Peranan dan Tanggungjawab Setiausaha Syarikat di Malaysia

Perlantikan Setiausaha Syarikat merupakan sebahagian daripada keperluan undang-undang menurut Akta Syarikat 1965 – di mana setiap syarikat perlu melantik sekurang-kurangnya satu setiausaha (syarikat dibolehkan melantik lebih daripada satu setiausaha).

Kelayakan Setiausaha Syarikat

Menurut Akta Syarikat 1965 Seksyen 139(a) & (b), kelayakan menjadi setiausaha syarikat adalah seperti di bawah:

  1. Beliau perlu dianggap pihak berkecuali yang berusia penuh (18 tahun) dimana kediaman prinsipalnya adalah di Malaysia, dan
  2. Beliau merupakan Setiausaha Bertauliah (berdaftar di bawah Institut Setiausaha dan Pentadbir Bertauliah Malaysia (MAICSA) ), atau
  3. Beliau merupakan Setiausaha Berlesen (diberi lesen oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) sebagai setiausaha syarikat), atau
  4. Beliau merupakan seorang Peguam (berdaftar dengan Majlis Peguam atau badan-badan relevan yang lain)
  5. Beliau tidak diisytihar muflis dan tidak pernah didapati bersalah bagi mana-mana kesalahan di bawah Seksyen 130(1) Akta Syarikat.

 

Peranan dan Tanggungjawab Setiausaha Syarikat

Peranan dan tanggungjawab seorang Setiausaha Syarikat di Malaysia telah digariskan di dalam Persatuan Setiausaha, yang ditadbir dan dikawalselia oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia .

Di sini disenaraikan tanggungjawab-tanggungjawab Setausaha Syarikat secara ringkas:

 

  1. Sebagai Pegawai Syarikat dan Penasihat kepada Lembaga
  • Beliau perlu memahami peruntukan di bawah Memorandum dan Artikel Persatuan bagi syarikat.
  • Beliau amat memahami perihal kepatuhan bagi pelbagai badan berkanun dan badan pengawalseliaan.
  • Beliau bertanggungjawab memastikan prosedur tepat dituruti serta mengekalkan kepatuhan terhadap Memorandum dan Artikel Persatuan (M&A) syarikat serta Akta Syarikat.

 

  1. Pematuhan terhadap Keperluan Statutori dan Khidmat Nasihat
  • Setiausaha syarikat memikul tanggungjawab memastikan syarikat mematuhi undang-undang seperti di dalam Akta Syarikat.
  • Beliau bertindak sebagai pihak pegawai perhubungan bagi syarikat di dalam berkomunikasi, menyedia dan menghantar Pulangan Statutori dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).
  • Beliau perlu memastikan sebarang perubahan maklumat statutori syarikat dilaporkan kepada Pendaftar Syarikat berserta dengan dokumen (relevant yang diperlukan) secara lengkap pada masa yang ditentukan.
  • Setiausaha Syarikat perlu menasihati Lembaga Pengarah berkenaan tarikh relevan bagi mengadakan mesyuarat agung tahunan syarikat.

 

  1. Persediaan Mesyuarat Lembaga Pengarah
  • Setiausaha Syarikat perlu hadir ke sebarang mesyuarat lembaga dan memberi nasihat am berkaitan perkara-perkara berhubung kesetiausahaan syarikat apabila diperlukan.
  • Setiausaha Syarikat merupakan hubungan di antara pemegang saham dengan syarikat. Dalam kata lain, beliau perlu menghantar notis (resolusi pekeliling) dan berhubung dengan para pemegang saham berkaitan sebarang mesyuarat pemegang saham dan Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) dan Mesyuarat Agung Luar Biasa (EGM).

 

  1. Melengkapkan Pulangan Tahunan

Setiausaha Syarikat juga bertanggungjawab melengkapkan dan menghantar pulangan tahunan syarikat secara terperinci dan tepat pada masanya iaitu sebelum tarikh akhir statutori.

 

  1. Pemegang Kustodi Cap Mohor Syarikat

Beliau bertanggungjawab memastikan cap mohor syarikat tersimpan dengan selamat

 

  1. Sebagai Titik Sentuh Primer

Setiausaha Syarikat adalah titik sentuh utama bagi institusi dan para pemegang saham, terutama dalam perkara berkaitan Tadbir Urus Korporat.

Di samping menggalas segala tanggungjawab di atas, Setiausaha Syarikat juga merupakan ahli syarikat yang mustahak di dalam pelaksanaan perolehan korporat, penjualan dan penggabungan, selain menjamin kepentingan syarikat dalam memastikan keberkesanan segala dokumentasi, memastikan pendedahan sewajarnya, membolehkan penilaian komersial dilakukan dengan teratur sebelum melengkapkan urusniaga; memastikan dokumentasi dilengkapkan tepat pada masanya dan sebagainya.

Akhir kata, adalah menjadi keperluan undang-undang mandatori bagi setiap syarikat melantik sekurang-kurangnya satu Setiausaha Syarikat. Jangan teragak-agak untuk menghubungi kami sekiranya anda memerlukan sebarang bantuan di dalam melantik Setiausaha Syarikat.