This post is also available in: English 简体中文 (Chinese (Simplified))

Bagaimana Melaksanakan Rancangan Kesinambungan Perniagaan BCP dalam Syarikat Anda?

 

Merangka Sebuah Rancangan Kesinambungan Perniagaan

Anda perlukan satu Rancangan Kesinambungan Perniagaan yang kukuh dan berstruktur bagi menyiapkan perniagaan dan pekerja anda untuk sebarang krisis.

1. Tentukan sasaran dan objektif organisasi. Ini dapat memperjelaskan fokus BCP dan membantu langkah penjajaran seterusnya yang perlu diambil.
2. Senaraikan aktiviti dan fungsi teras yang diperlukan bagi kelangsungan perniagaan. Ianya mungkin termasuk kakitangan kritikal atau yang menjanakan hasil, laman sesawang utama serta infrastruktur Teknologi Maklumat. Melalui identifikasi sebegini, anda akan dapat menyertakan dan mengutamakan kesemuanya ke dalam rancangan anda, daripada pasukan berasingan dan lokasi berasingan kepada aturan bekerja dari rumah dan aturan kerja anjal.
3. Laksanakan analisa impak perniagaan. Ini merupakan proses yang membolehkan anda menilai kemungkinan dan potensi impak sesuatu krisis yang dikenalpasti terhadap aktiviti dan fungsi perniagaan anda. Dengan mengenalpasti kedua-dua kebarangkalian dan potensi impak pada skala 1 (paling kurang) sehingga 5 (paling ketara), anda akan menghasilkan penarafan risiko krisis.
4. Laksanakan mitigasi risiko. Dengan fokus terhadap mitigasi risiko utama, anda mungkin menimbangkan dua kaedah yang perlu dilakukan. Anda mungkin menyenaraikannya menurut penarafan risiko dan bekerja daripada senarai di kedudukan teratas. Secara alternatif, anda boleh menentukan penanda aras rawak dan bekerja dengan penarafan risiko yang berada di atas penanda aras. Dalam melaksanakan langkah-langkah mitigasi risiko, gunakan solusi yang akan mengurangkan sama ada impak berpotensi atau kemungkinan ia terjadi agar penarafan risiko dikurangkan ke tahap yang dapat anda terima.
5. Tetapkan peranan dan tanggungjawab bagi pekerja. Kesemua pekerja memainkan peranan dalam memastikan kejayaan BCP. Anda perlu membentuk pasukan teras bagi meneraju usaha menderaf dasar, mengekal kerelevanannya selari dengan ancaman yang berubah-ubah serta bertindak sebagai titik utama perhubungan dengan pengawal selia dan di mana pekerja memerlukan penjelasan. Bagi setiap pasukan berfungsi, perlu juga terdapat perwakilan, bagi memastikan kesedaran BCP dikekalkan pada peringkat setiap pekerja individu. Kesemua pekerja perlu memastikan butiran pekerja dan butiran waris mereka dikemas kini, untuk memudahkan hubungan pada masa kecemasan dan membolehkan urusan pengesanan kontak (contact tracing).
6. Komunikasi, latihan, ujian dan penilaian semula tahunan. Anda perlu mewujudkan jadual tahunan bagi aktiviti berkaitan dengan pengekalan dan penambahbaikan dasar BCP dan proses-prosesnya. Ini termasuk komunikasi dan latihan pertengahan tahun bagi semua kakitangan untuk memastikan pengekalan kesedaran tentang amalan terbaik, ujian tahunan seperti latihan kotak pasir (sandbox) bagi menilai kebersediaan mereka melalui pelaksanaan sebenar serta penilaian semula tahunan bagi dasar dan proses berasaskan cadangan pengawal selia, maklum balas pemegang taruh atau amalan terbaik industri.

Anda boleh merujuk kepada contoh dasar BCP yang dapat anda laksanakan bagi syarikat atau perniagaan anda. Sebagai ahli komuniti perniagaan Malaysia yang bertanggungjawab, 3E Accounting telah menyediakan templat rancangan BCP yang boleh dimuat turun secara percuma dan dapat anda gunakan sebagai templat yang disesuaikan dengan keperluan perniagaan anda.