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马来西亚的内部审查指南

内部审查是指公司进行内部调查的过程，雇主需要确定雇员是否有不当行为时，就会进行内部审查。根据1955年马来西亚雇佣法令第14条文，雇主有法定义务进行“适当的调查”，以确定雇员在被解雇前，或对其施加重罚之前，是否真的犯了不当行为。

 

为什么内部审查很重要？

除了是法定义务外，内部审查能可靠地证明，雇主已经采取了必要的措施，以确保获得该不当行为报告后，能公平对待雇员。如果员工因为被不当解雇或不公正地被解雇，而向雇主提起诉讼，法官肯定会寻求内部调查，以证明雇主的做法是公正的并有充分的解雇理由。

尽管根据1955年雇佣法令规定，进行内部审查是法定义务，但该法令并未具体规定应如何进行审查以及该法律如何定义令人满意的“适当调查”。因此，进行内部审查的范围广泛，通常取决于具体情况以及员工的行为不检到底有多严重。

缺乏法律资源，可能会使雇主和 人事部 感到困惑，但是，如果雇员有不当行为，则应该要进行内部审查。如果员工认为遭受不当/不公平的解雇，对于不遵守规定的公司的处罚可能是严厉的。

 

进行内部审查的步骤

通常内部审查是最后不得已才进行的 – 如果可以与相关方以讨论的方法来解决问题，并进行适当处理，则无需进行内部审查。

如果其他方法无法解决问题，那么管理层和人事部则必须进行内部审查，当中有几个重要步骤要注意：

1. 出示“要求解释”信（show cause letter）

顾名思义，“要求解释”信是要说明事情切实原因的解释信。这封信也要清楚、准确地概述不当行为的指控，并要员工在指定时间内做出解释。发出“要求解释”信是一个关键过程，应专业地进行处理，以防止产生不必要的问题。

一封好的“要求解释”信应包含以下内容：

• 语言清晰明确、直接和易于明白
• 引用公司政策和/或 雇佣合同 的相关条款
• 明确说明所指控的不当行为（例如，殴打、性骚扰、行为不检、不服从、盗窃、吸毒等）
• 严格要求员工根据所谓的不当行为提供书面答复和解释，以及注明截止日期
• 在进行内部审查时，给予员工明确的停职期（这可能包括禁止员工进入公司场所和/或为公司进行任何活动或交易，直到完成内部审查为止）

2. 停职

只有在雇主认为要避免干预调查过程，和/或禁止雇员进行进一步的不当行为时，才有必要要求员工停职。根据雇佣法令，雇员只能被停职不超过2周，并在此期间能获得一半的薪资。 如果该雇员在之后被认为无罪，雇主则必须偿还雇员被扣的薪水。

3. 准备内部审查听证会

如果员工的解释信和答复不令人满意，雇主可以开始准备进行内部审查听证会。

任命小组成员

雇主将必须委任一个由高级雇员和管理层成员组成的小组，以在内部审查听证会上做出判断，并做出最终的决定。

小组成员的表现应该：

• 公正，因此参与者必须来自不同部门
• 没有参与调查过程
• 事前对员工的指控完全不知情
• 能够仅根据内部调查中提供的证据做出决定

还有一点很重要的是，小组成员能够尊重内部审查听证会的机密性，且不会将信息泄漏给其他无关人员。

对员工的协助

应向被指控有不当行为的雇员提供一些资讯或帮助，以确保他们了解内部审查的程序，例如包括：

• 调查通知书。其中载明了针对他们的确切指控，以及调查听证会的日期和时间
• 他们有合理的时间准备调查听证会
• 在监督下浏览文件和/或与证人交谈以进行辩护

4. 进行内部审查听证会

内部审查通常以法院程序为蓝本。将有两方：起诉方（代表雇主行事）和辩护方（由被告的雇员组成）。双方都应能够要求证人作证，并提供证据以支持各自的论点。为了确保在调查过程中的客观性，应给被告雇员充分的机会陈述自己的案件。

雇主也可以考虑记录整个内部审查过程，以备将来需要时保留证据。

如果小组成员发现该雇员确实犯下不当行为，公司将需要确定应给予何种惩罚。